تدوین روش های اجرایی
- 👥 امور سازمانی
- 16 تیر 1405
مقدمه
یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمانهای حرفهای، انجام فعالیتها بر اساس روشهای مشخص، مستند و قابل کنترل است. در بسیاری از سازمانها، نبود روشهای اجرایی مدون باعث میشود کارکنان یک فعالیت واحد را به شیوههای مختلف انجام دهند که این موضوع میتواند منجر به خطا، دوبارهکاری، کاهش کیفیت خدمات و افزایش هزینهها شود.
تدوین روشهای اجرایی (Procedures) به سازمان کمک میکند تا نحوه انجام فعالیتها را بهصورت استاندارد تعریف کرده و از اجرای یکنواخت و اثربخش فرآیندها اطمینان حاصل نماید. روشهای اجرایی یکی از ارکان اصلی سیستمهای مدیریتی، کنترل داخلی و مستندسازی سازمانی محسوب میشوند.
روش اجرایی (Procedure) چیست؟
روش اجرایی سندی است که نحوه انجام یک فرآیند یا فعالیت را بهصورت مرحلهبهمرحله و نظاممند تشریح میکند.
در یک روش اجرایی مشخص میشود:
چه کاری باید انجام شود.
مسئول انجام کار چه کسی است.
مراحل انجام کار چیست.
چه مدارک و فرمهایی مورد نیاز است.
کنترلها و تأییدات چگونه انجام میشود.
خروجی نهایی فرآیند چیست.
اهمیت تدوین روشهای اجرایی
استانداردسازی فعالیتها
همه کارکنان فعالیتها را بر اساس یک روش واحد انجام میدهند.
کاهش خطاهای اجرایی
ابهام در نحوه انجام کارها از بین میرود.
افزایش بهرهوری
فرآیندها با سرعت و دقت بیشتری اجرا میشوند.
تسهیل آموزش کارکنان
نیروهای جدید سریعتر با فرآیندهای سازمان آشنا میشوند.
بهبود کنترل و نظارت
مدیران میتوانند عملکرد فرآیندها را بهتر ارزیابی کنند.
تفاوت روش اجرایی با فرآیند و دستورالعمل
فرآیند (Process)
نشان میدهد چه فعالیتهایی برای رسیدن به یک نتیجه انجام میشود.
روش اجرایی (Procedure)
مشخص میکند فعالیتها چگونه انجام شوند.
دستورالعمل (Work Instruction)
جزئیات دقیق اجرای یک فعالیت خاص را بیان میکند.
به عبارت دیگر، روش اجرایی حلقه اتصال بین فرآیندها و دستورالعملها است.
اجزای اصلی یک روش اجرایی
عنوان روش اجرایی
نام فرآیند یا فعالیت مورد نظر.
هدف
بیان دلیل تدوین روش اجرایی.
دامنه کاربرد
مشخص کردن واحدها و فعالیتهای تحت پوشش.
مسئولیتها
تعیین مسئولان اجرا، نظارت و تأیید.
شرح مراحل اجرا
بیان گامبهگام نحوه انجام فعالیت.
فرمها و مستندات مرتبط
اسناد مورد نیاز برای اجرای فرآیند.
سوابق
مدارکی که باید نگهداری شوند.
مهمترین روشهای اجرایی مورد نیاز سازمانها
روش اجرایی خرید
درخواست خرید
استعلام قیمت
انتخاب تأمینکننده
تأیید و تحویل کالا
روش اجرایی فروش
ثبت درخواست مشتری
صدور پیشفاکتور
عقد قرارداد
تحویل کالا یا خدمات
روش اجرایی مالی
دریافت و پرداخت
ثبت اسناد حسابداری
کنترل هزینهها
بایگانی اسناد
روش اجرایی منابع انسانی
جذب و استخدام
آموزش کارکنان
ارزیابی عملکرد
رسیدگی به امور پرسنلی
روش اجرایی کنترل مستندات
تهیه مستندات
بازنگری
تصویب
توزیع
بایگانی
مراحل تدوین روشهای اجرایی
1. شناسایی فرآیندها
تعیین فعالیتهایی که نیاز به مستندسازی دارند.
2. تحلیل وضعیت موجود
بررسی نحوه فعلی انجام فعالیتها.
3. طراحی روش اجرایی
تدوین مراحل و مسئولیتهای فرآیند.
4. مستندسازی
ثبت روش اجرایی در قالب استاندارد.
5. بازنگری و تأیید
بررسی توسط مدیران و مسئولان ذیربط.
6. آموزش و استقرار
ابلاغ و آموزش روش اجرایی به کارکنان.
7. بازبینی دورهای
بهروزرسانی روشها متناسب با تغییرات سازمان.
مزایای تدوین روشهای اجرایی
افزایش کیفیت خدمات
فعالیتها بر اساس استانداردهای مشخص انجام میشوند.
کاهش دوبارهکاری
مراحل غیرضروری و ابهامات حذف میشوند.
بهبود کنترل داخلی
امکان پایش و ارزیابی بهتر فرآیندها فراهم میشود.
افزایش شفافیت
مسئولیتها و وظایف بهوضوح مشخص میشوند.
حفظ دانش سازمانی
تجربیات و دانش اجرایی سازمان مستند میشود.
نشانههای نیاز به تدوین روشهای اجرایی
اگر سازمان شما با مشکلات زیر مواجه است، احتمالاً به تدوین روشهای اجرایی نیاز دارد:
اختلاف در نحوه انجام فعالیتها
خطاهای اجرایی مکرر
وابستگی به افراد خاص
نبود فرآیندهای مستند
ضعف در کنترل عملکرد
دشواری آموزش کارکنان جدید
کاهش بهرهوری
ارتباط روشهای اجرایی با سیستمهای مدیریتی
روشهای اجرایی یکی از الزامات اصلی سیستمهای مدیریتی هستند و با موضوعات زیر ارتباط مستقیم دارند:
استقرار سیستمهای مدیریتی
مستندسازی فرآیندها
کنترل داخلی
مدیریت کیفیت
مدیریت ریسک
ممیزی داخلی
بهبود بهرهوری
مزایای استفاده از خدمات تخصصی
تدوین مستندات استاندارد
روشهای اجرایی مطابق با نیاز و ساختار سازمان تهیه میشوند.
افزایش سرعت استقرار سیستمها
مستندات لازم برای توسعه سازمان فراهم میشود.
کاهش ریسکهای اجرایی
فعالیتها در چارچوب مشخص و کنترلشده انجام میشوند.
آمادگی برای ممیزیها
سازمان برای ارزیابیهای داخلی و خارجی آماده خواهد بود.
خدمات بینش نوین مدیران
گروه «بینش نوین مدیران» خدمات تخصصی زیر را در حوزه تدوین روشهای اجرایی ارائه میدهد:
شناسایی و تحلیل فرآیندهای سازمانی
تدوین روشهای اجرایی استاندارد
طراحی فرمها و سوابق مورد نیاز
مستندسازی فرآیندها و فعالیتها
تدوین دستورالعملهای اجرایی
طراحی سیستم کنترل مستندات
آموزش کارکنان
پشتیبانی از استقرار سیستمهای مدیریتی
جمعبندی
تدوین روشهای اجرایی (Procedures) یکی از مهمترین اقدامات برای استانداردسازی فعالیتها، افزایش بهرهوری و بهبود کنترل در سازمان است. سازمانهایی که فعالیتهای خود را بر اساس روشهای اجرایی مدون انجام میدهند، از کیفیت بالاتر، خطاهای کمتر و عملکرد منسجمتری برخوردار خواهند بود.
گروه «بینش نوین مدیران» با بهرهگیری از متخصصان مدیریت و توسعه سازمانی، خدمات حرفهای تدوین روشهای اجرایی را ارائه میدهد تا کسبوکارها بتوانند فرآیندهای خود را بهصورت استاندارد، شفاف و قابل کنترل مدیریت کنند.
